13. Actualizarea acestei informări

Această informare poate fi actualizată dacă se modifică modul de organizare al programului, instrumentele utilizate sau cerințele legale aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul Pașaport pentru Viitor.

12. Formularul de feedback

Formularul de feedback poate fi completat fără indicarea numelui.

Dacă participantul alege voluntar să își introducă numele, acesta va fi prelucrat împreună cu răspunsurile oferite.

Nu este necesară furnizarea numelui pentru transmiterea feedbackului.

11. Fotografii și materiale video

Eventuala realizare și utilizare a fotografiilor sau materialelor video este tratată separat de formularul de înscriere.

Atunci când este necesar, acordul pentru utilizarea imaginii va fi solicitat distinct.

Refuzul acordului pentru fotografii sau materiale video nu trebuie să împiedice participarea la activitățile programului, cu excepția unor situații speciale care vor fi explicate în prealabil.

10. Furnizarea datelor

Câmpurile marcate ca obligatorii în formular sunt necesare pentru procesarea înscrierii și organizarea participării.

Dacă aceste date nu sunt furnizate, este posibil să nu putem gestiona înscrierea sau confirma participarea.

Câmpurile opționale pot fi lăsate necompletate fără a afecta înscrierea.

9. Dreptul de a depune o plângere

Dacă consideri că datele tale personale sunt prelucrate cu încălcarea legislației privind protecția datelor, ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

Acest drept nu afectează posibilitatea de a ne contacta mai întâi pentru clarificarea sau soluționarea solicitării tale.

8. Care sunt drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, ai dreptul să soliciți:

accesul la datele tale personale;
rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
restricționarea prelucrării;
opoziția față de anumite prelucrări;
portabilitatea datelor, atunci când acest drept este aplicabil.

Dacă o anumită prelucrare se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne poți contacta la: info(at)smart-connect.world

7. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru organizarea participării, administrarea programului și îndeplinirea obligațiilor de documentare și raportare aferente proiectului.

Perioada de păstrare este stabilită în funcție de:

durata programului;
necesitatea gestionării participării;
termenele aplicabile documentării și raportării proiectului;
eventualele obligații legale sau contractuale de arhivare.

După expirarea perioadei necesare, datele vor fi șterse sau, acolo unde este util pentru analiză statistică, anonimizate.

GDPR cere ca datele să nu fie păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și permite comunicarea fie a unei perioade concrete, fie a criteriilor utilizate pentru stabilirea acesteia.

6. Cine poate avea acces la date

Accesul este limitat la persoanele implicate în organizarea și administrarea programului Pașaport pentru Viitor, numai în măsura în care este necesar pentru responsabilitățile lor.

Pentru colectarea și stocarea datelor utilizăm servicii Microsoft, inclusiv Microsoft Forms, Microsoft 365 și SharePoint. Furnizorii de servicii care prelucrează date în numele operatorului trebuie să ofere garanții adecvate privind protecția datelor.

În măsura în care anumite informații privind participarea trebuie incluse în documentele de raportare ale proiectului, acestea pot fi comunicate organismelor sau instituțiilor competente numai în măsura necesară îndeplinirii obligațiilor respective.

Datele personale nu sunt vândute și nu sunt puse la dispoziția terților în scopuri comerciale.

5. Datele copiilor și adolescenților

Formularul de înscriere pentru copii și adolescenți este completat de către un părinte sau tutore.

Pentru copil / adolescent păstrăm numai informațiile necesare organizării participării, în principal:

nume, prenume, vârstă și oraș / localitate.

Datele de contact utilizate pentru organizarea participării sunt cele ale părintelui / tutorelui.

Nu solicităm copiilor, prin formularul de înscriere, furnizarea directă de date de contact sau date sensibile.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Pentru gestionarea înscrierii, organizarea activităților și comunicarea cu participanții, prelucrarea se bazează, după caz, pe:

art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, atunci când prelucrarea este necesară pentru demersurile efectuate la solicitarea persoanei în vederea participării la activități;
art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, respectiv interesul legitim al SMART CONNECT SOLUTIONS S.R.L. de a organiza, administra, documenta și evalua în mod corespunzător activitățile programului.

În situațiile în care este necesar un consimțământ separat — de exemplu pentru utilizarea fotografiilor sau materialelor video — acesta va fi solicitat distinct și nu va fi condiție pentru înscriere, dacă acea prelucrare nu este necesară participării.

GDPR nu impune utilizarea consimțământului ca temei pentru orice prelucrare; operatorul trebuie să identifice temeiul juridic corespunzător fiecărui scop.

3. În ce scop folosim datele

Datele sunt prelucrate pentru:

înregistrarea solicitărilor de participare;
organizarea grupelor și activităților;
stabilirea categoriei de vârstă corespunzătoare;
organizarea activităților în funcție de localitate;
comunicarea cu părinții, tutorii și participanții;
transmiterea informațiilor despre data, locul și desfășurarea activităților;
evidența participării;
documentarea și administrarea proiectului;
îndeplinirea cerințelor de raportare aferente proiectului, în măsura în care acestea se aplică.

Datele colectate pentru înscriere nu sunt utilizate automat pentru newslettere, publicitate sau alte comunicări de marketing.

Dacă în viitor dorim să folosim datele pentru un scop suplimentar care necesită consimțământ — de exemplu marketing direct — acesta va fi solicitat separat.

2. Ce date colectăm și păstrăm

Pentru gestionarea înscrierii și participării la activitățile programului colectăm și păstrăm numai datele necesare acestui scop:

nume;
prenume;
vârstă;
oraș / localitate;
număr de telefon;
adresă de email.

În cazul înscrierii unui copil sau adolescent, datele de contact aparțin, de regulă, părintelui sau tutorelui, iar numele, prenumele și vârsta se referă la copilul / adolescentul înscris.

Nu solicităm prin formularele standard:

CNP;
copii ale documentelor de identitate;
date medicale;
diagnostice;
informații privind starea de sănătate;
alte categorii speciale de date cu caracter personal.

Aplicăm principiul minimizării datelor și urmărim să colectăm numai informațiile necesare organizării programului. Acest principiu este prevăzut expres de GDPR.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal colectate în cadrul programului Pașaport pentru Viitor este:

SMART CONNECT SOLUTIONS S.R.L.

Pentru întrebări sau solicitări privind protecția datelor ne poți contacta la: info(at)smart-connect.world

SMART CONNECT SOLUTIONS S.R.L. organizează și administrează activitățile programului Pașaport pentru Viitor și stabilește scopurile și mijloacele prin care sunt prelucrate datele colectate prin formularele de înscriere și participare.

Informare privind protecția datelor tale personale în cadrul proiectului „Pașaport pentru Viitor”